Dicas para a Preparação de Inventário

Estamos a menos de 40 dias do início de dezembro. Você já começou os preparativos para a realização do seu inventário de final do ano (semestral ou anual)?

Se você deixa tudo para última hora, pode não ser um bom negócio deixar para se preocupar com o inventário às vésperas de sua realização.

O inventário para quem trabalha em logística é como final de campeonato.

Ele refletirá o trabalho de um longo período. E um mal resultado pode contaminar ou mascarar o balanço de sua Companhia. Portanto dedique tempo nestas próximas semanas e para isto vou dar seis dicas sem pretensão de esgotar o assunto:

  1. Veja se há pendências de notas fiscais de entrada devido a problemas de cadastro, falta pedidos ou divergência de quantidades. Ligue para os setores ou fornecedores e acerte a entrada dos itens pendentes;
  1. Existem devoluções que as transportadoras não foram retirar? Lembre-se que as transportadoras só podem retirar devoluções (total ou parcial) se os embarcadores autorizarem sua coleta. Fale com seus fornecedores para resolver estes casos antes dos inventários;
  1. Itens vencidos? Algumas empresas ou instituições têm necessidade de autorizações internas para poder dar a baixa contábil das perdas. Isto pode demorar dias ou semanas, portanto mãos à obra. O descarte é um ponto que também merece preocupação. Alguns casos necessitam ser recolhidos por empresas especiais pois os resíduos podem ser tóxicos ou infectados e não podem ser descartados com o lixo comum;
  1. Todos os itens estão localizados? Em alguns sistemas, somente é possível indicar uma posição de estoque, mas o material pode ser volumoso ou haver posições distintas para caixas fechadas e itens avulsos. Esta deficiência pode gerar erros de contagem. Sinalize para evitar que parte do estoque não seja contado e gere uma diferença que na realidade não existe;
  1. Sua empresa faz inventários rotativos? Eles são úteis para identificarmos eventuais erros de lançamento seja de entrada de notas fiscais ou de saída de materiais. O ideal é que uma lista de itens seja estabelecido pela Direção de forma aleatória para evitar que a operação manipule a amostra a ser contada. A amostra deve ser calculada de forma que todos itens sejam contados em até 2 meses. Nada impede que itens de maior valor ou “estratégicos” tenham uma contagem diária ou mais de uma vez ao dia para assegurar sua exatidão.
  1. Algumas empresas não fazem um inventário semestral ou anual. Fazem os ajustes na medida em que identificam os seus erros. Eu pessoalmente não gosto da ideia de fazer ajustes de estoque a partir de inventários amostrais sejam diários ou esporádicos. Entendo que isto estimula a convivermos com o erro como se ele fosse “normal”. A medição da acuracidade é um indicador logístico importante para as equipes responsáveis pela atividade logística de armazenagem e movimentação de materiais.
  2. O Douglas Pazinato colaborou com uma sugestão que agrego aqui que é resolver as pendências de empréstimos seja “pagando ou cobrando” os vales pendentes. Isto é uma prática comum entre farmácias hospitalares e em alguns outros setores.
  3. Ele lembrou também a questão dos consignados, que muitos sistemas não têm operações para registro de entrada e saída destas categorias e aí são necessários controles paralelos. Muitas organizações desconsideram itens consignados em seus inventários regulares e com o passar do tempo, surgem diferenças significativads e de difícil apuração face a precariedade de controles.
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