Mais uma reunião? Não, obrigado!!

Artigo sobre administração do tempo publicado originalmente com o título “¿Otra reunión más? No, Gracias”.

La reunión semanal comenzó con una condición: no debía durar más de un cuarto de hora. Transcurrido el primer mes, la reunión se prolongaba ya durante media hora y, pasadas unas semanas, se alargaba más de 60 minutos. Lo que empezó siendo un encuentro útil y productivo acabó por convertirse en algo cansino y poco práctico.

La expresión “no puedo, estoy reunido” es una de las letanías más escuchadas en las empresas. Empleados, jefes intermedios y directivos se ven envueltos en un maratón de encuentros de toda clase y condición: informativos, deliberativos, de toma de decisiones…

Pero, a veces, alguien se rebela y dice basta. Así sucedió con Octavian Costache, ex empleado de Google y cofundador de la empresa de tecnología Spring, quien un buen día convocó a su equipo en la cocina para dar un golpe en la mesa y afirmar alto y claro que “las reuniones eran unas ladronas de diversión, productividad y libertad mental”, según relata The New York Times.

Lo cierto es que Costache tenía razón. Los trabajadores perdemos un 24% de nuestra jornada laboral en llamadas y reuniones y otro 17% en consultar el correo electrónico. En total, estos encuentros se llevan una hora y 43 minutos de nuestro tiempo de trabajo, según un estudio de la empresa WorkMeter realizado en 107 compañías españolas.

Si se aprovecha o no el tiempo en ellas es otra cuestión. De hecho, el 91% de los asistentes a estas charlas se distrae, el 39% se duerme en algún momento y el 73% hace otras cosas, según el citado estudio.

Los principales errores

Esta sobredosis de encuentros se debe al error empresarial de confundir el trabajo en equipo con las reuniones.

Sin embargo, éste no es el único fallo que se comete a la hora de organizarlas. En opinión de José Ramón Pin, profesor de Dirección de Personas del IESE, la primera premisa para que una reunión sea efectiva es que tenga un orden del día con los temas a tratar y que cuente con una preparación previa.

“Las que duran más de dos horas suelen ser improductivas. Deben tener marcada una hora de inicio y otra de salida”, añade el profesor. Lo cierto es que hay un 40% de encuentros imprevistos que son menos productivos que los programados y duran más tiempo.

Un factor importante para mejorar su eficacia es que haya un moderador que controle y limite los tiempos. Además, es conveniente que exista un acta final que recoja las conclusiones del evento.

Otro de los problemas fundamentales es la gente convocada a cada cita. En ocasiones, se congrega a demasiadas personas para evitar suspicacias. A juicio de Pin, hay que restringir al máximo el número de personas, pero debe existir un protocolo que explique a los que no asisten los motivos de su ausencia para evitar los celos profesionales.

Con la irrupción de las nuevas herramientas digitales (Yammer, Skype o Slack), son muchos los que se plantean si son necesarios tantos cónclaves presenciales. Es más, algunas empresas ya han tomado medidas para acortarlos como no poner sillas o colocar un reloj en la sala.

“Sentarse a compartir es necesario, pero en España hay una excesiva cultura de dar y pedir cuentas. Las direcciones de las empresas, con una organización vertical, tienen una forma de gestionar basada en las reuniones. Además, existe la tendencia de informar a mucha gente de lo que estoy haciendo, algo que pasa también con los e-mails”, indica Víctor Bertolín, director general de Zumex.

De hecho, el correo electrónico es otro de los principales factores de distracción. La gente interrumpe su tarea muchas veces al día para consultar el e-mail y nuestro cerebro necesita una media de dos minutos y medio para recuperar la concentración, con lo que se pierde bastante tiempo con estas pausas.

Por todos estos motivos, algunas empresas están empezando a enterrar el correo electrónico, las reuniones y las estructuras verticales. “Hay una generación que necesita nuevas formas de trabajo: más horizontales, flexibles y colaborativas, con equipos pequeños y autónomos”, explica Idoia de Paz, directora de Human Capital de Deloitte.

Como afirma David Reyero, coordinador en la Asociación Española de Directivos en Cataluña, se trata de hacer las cosas más fáciles para empleados y clientes en un mundo cada vez más complejo. Y la tarea no es sencilla.

10 consejos para que tus reuniones sean útiles

1. No improvises

Evita las reuniones repentinas. Son mucho menos productivas y duran más.

2. Pregúntate por los objetivos reales

Antes de convocar a los empleados, pregúntate por los motivos concretos del encuentro. ¿Es necesario? ¿Se puede utilizar alguna herramienta alternativa de comunicación?

3. Orden del día

Elabora una lista con los temas a tratar.

4. Prepara la reunión

Cuánto más organices el encuentro, más efectivo será. Si puedes repartir documentos para que se estudien previamente, mucho mejor.

5. Exige puntualidad

Es imprescindible ser puntual. Nada hay nada peor que el desfile de gente entrando una vez que ya ha comenzado la cita.

6. Acota los tiempos

Lo ideal es que la reunión dure unos 45 minutos y que nunca sobrepase las dos horas. Para ello, es importante nombrar a un moderador que acote los tiempos y que fije un horario de entrada y de salida.

7. Horarioscentrares 

No pongas reuniones a última hora de la mañana ni de la tarde. Los asistentes estarán cansados y no prestarán atención.

8. Restringe el número de personas

Acota el número de empleados y que sólo vayan los estrictamente necesarios.

9. Evita los monólogos

No se trata de que la persona que expone permanezca media hora hablando. Para que la charla sea dinámica, es importante que los asistentes participen. Además, es conveniente incluir alguna nota de humor para distendir el ambiente.

10. Elabora las conclusiones

Después de la reunión, hay que hacer balance y autocrítica para mejorar la gestión. También se debe comprobar el grado de cumplimiento de las propuestas.

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Fonte: elmundo.es/vida-sana/bienestar/2016/06/01/5735c40046163fc4388b45ec.html

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